POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN
SAASXCHANGE, LLC
La siguiente es la Política de Tratamiento de la Información de SAASXCHANGE, LLC
1. DISPOSICIONES GENERALES
1.1. Objetivo
La presente Política de Tratamiento de la Información tiene como objetivo garantizar el adecuado cumplimiento de las normas aplicables en materia de protección de datos personales aplicables y poner en conocimiento el uso que SAASXCHANGE, LLC le da a la información proporcionada por los Titulares, e informar sobre los procedimientos y mecanismos al manejo de los Datos Personales recopilados para las finalidades previstas con la autorización previa.
1.2. Ámbito de aplicación
La presente Política de Tratamiento de la Información es aplicable al tratamiento de los datos personales registrados en cualquier base de datos que los haga susceptibles de Tratamiento por parte de SAASXCHANGE, LLC.
1.3. Definiciones
a. Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de sus Datos Personales.
b. Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de tratamiento. Puede ser automatizada o física de acuerdo a su forma de Tratamiento o almacenamiento.
c. Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
d. Dato Privado: Aquel que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el Titular.
e. Dato Público: Aquel que no sea Semiprivado, Privado o Sensible. Son considerados Datos Públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f. Dato Sensible: Aquel que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, incluyendo pero sin limitarse a datos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
g. Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
h. Productos: Hace referencia a bienes o servicios.
i. Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
j. Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
k. Transferencia: La Transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
l. Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
m. Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
1.4. Principios rectores aplicables al Tratamiento de Datos Personales
Con el fin de garantizar el Tratamiento de Datos Personales que realice SAASXCHANGE, LLC como Responsable y/o Encargado de la información, aplicarán los siguientes principios:
a. Legalidad: El Tratamiento que realice SAASXCHANGE, LLC sobre los Datos Personales estará sujeto a lo establecido en las normas aplicables en la materia.
b. Finalidad: El Tratamiento que realice SAASXCHANGE, LLC obedecerá a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la ley, la cual será informada al Titular.
c. Libertad: El Tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los Datos Personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.
d. Veracidad o Calidad: La información sujeta a Tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
e. Transparencia: En el Tratamiento se garantizará el derecho del Titular a obtener de SAASXCHANGE, LLC como Responsable y/o Encargado, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.
f. Acceso y Circulación Restringida: El Tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los Datos Personales,. En este sentido, el Tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en las leyes aplicables.
g. Seguridad: La información sujeta a Tratamiento por SAASXCHANGE, LLC como Responsable del Tratamiento y/o Encargado del, se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
h. Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el Tratamiento de Datos Personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de Datos Personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en las normas aplicables.
2. TRATAMIENTO AL CUAL ESTARÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES E INFORMACIÓN COMERCIAL Y SU FINALIDAD
Los datos personales serán recolectados, almacenados, transmitidos, transferidos, procesados y usados para todos aquellos aspectos inherentes a los Productos ofrecidos por SAASXCHANGE, LLC, y la ejecución de los contratos con clientes y usuarios, por lo tanto, serán utilizados para las siguientes finalidades:
a. Cumplir las obligaciones contraídas por SAASXCHANGE, LLC con sus Usuarios y Clientes. b. Enviar información sobre los Productos que ofrece SAASXCHANGE, LLC
c. Enviar información sobre cambios en las condiciones de los Productos ofrecidos por SAASXCHANGE, LLC
d. Enviar al correo físico, electrónico, celular o dispositivo móvil, vía mensajes de texto (SMS y/o MMS) o a través de cualquier otro medio análogo y/o digital de comunicación creado o por crearse, información comercial, publicitaria o promocional sobre los Productos de SAASXCHANGE, LLC, eventos y/o promociones de tipo comercial o no de estas, con el fin de impulsar, invitar, dirigir, ejecutar, informar y de manera general, llevar a cabo campañas, promociones o concursos de carácter comercial o publicitario, adelantados por SAASXCHANGE, LLC y/o por terceras personas.
e. Tratar los datos de los Usuarios y Clientes de SAASXCHANGE, LLC suministrados por terceros para las finalidades aquí señaladas.
f. Trasferir o transmitir los Datos Personales a terceras personas en Colombia y en el exterior a titulo gratuito u oneroso para su uso comercial, en especial a las personas clientes de SAASXCHANGE, LLC para el manejo de sus campañas.
g. Transferir o transmitir los datos personales, de los Usuarios y Clientes de SAASXCHANGE, LLC, a Encargados del Tratamiento en Colombia y en el exterior cuando ello sea necesario para la ejecución de los contratos con los clientes por SAASXCHANGE, LLC
h. Elaborar estudios de analítica que incluyan cualquier detalle relacionado con los Productos ofrecidos por SAASXCHANGE, LLC con el fin de compartirlos con socios vinculados al negocio de SAASXCHANGE, LLC
i. Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes y proveedores, mediante el envío de información relevante y evaluación de la calidad de los Productos de SAASXCHANGE, LLC
j. Para la determinación de obligaciones pendientes, la consulta de información financiera e historia crediticia y el reporte a centrales de información de obligaciones incumplidas, respecto de sus deudores.
k. Controlar el acceso a las oficinas de SAASXCHANGE, LLC, y establecer medidas de seguridad, incluyendo el establecimiento de zonas videovigiladas.
l. Dar respuesta a consultas, peticiones, quejas y reclamos que sean realizadas por los titulares y transmitir los Datos Personales a organismos de control y demás autoridades que en virtud de la ley aplicable deban recibir los Datos Personales.
m. Registrar los datos personales en los sistemas de información de SAASXCHANGE, LLC y en sus bases de datos comerciales y operativas.
n. Suministrar, compartir, enviar o entregar sus datos personales a empresas matrices, filiales, vinculadas, o subordinadas de SAASXCHANGE, LLC ubicadas en Colombia o en el extranjero en el evento que dichas compañías requieran la información para los fines aquí indicados.
o. Los demás fines necesarios para dar cumplimiento a los contratos suscritos con los Usuarios y Clientes de SAASXCHANGE, LLC
3. DERECHOS DE LOS TITULARES DE DATOS
Los Titulares de datos personales tienen derecho a:
a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los Responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
b. Solicitar prueba de la autorización otorgada.
c. Ser informado por el Responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.
d. Presentar quejas ante las autoridades competentes por infracciones a lo dispuesto en las leyes aplicables.
e. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
f. Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
4. PROCEDIMIENTO PARA QUE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN PUEDAN EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR LA AUTORIZACIÓN.
4.1. Consultas
SAASXCHANGE, LLC dispone del correo electrónico sxc@saasxc.com para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y apoderados, y los representantes de menores de edad titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los datos personales del titular que reposan en las bases de datos de SAASXCHANGE, LLC
4.1.1. El responsable de atender la consulta, dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el titular del dato personal, su causahabiente, apoderado, representante, o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por la SAASXCHANGE, LLC.
4.1.2. En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el titular para su comunicar su solicitud.
4.1.3. La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por SAASXCHANGE, LLC al correo electrónico sxc@saasxc.com.
4.2. Reclamos
SAASXCHANGE, LLC dispone del correo electrónico sxc@saasxc.com para que el titular, sus causahabientes, sus representantes y apoderados, y los representantes de menores de edad titulares, formulen reclamos respecto de (i) datos personales tratados por la empresa que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de las normas
aplicables en la materia.
4.2.1. El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad al correo electrónico sxc@saasxc.com y deberá contener la siguiente información:
a. Nombre y documento de identificación del titular.
b. Una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).
c. La dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.
d. Acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.
SAASXCHANGE, LLC antes de atender el reclamo verificará la identidad del titular del dato personal, su representante o apoderado, o la acreditación de que hubo una estipulación por otro o para otro. Para ello puede exigir la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.
4.2.2. Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, SAASXCHANGE, LLC requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción
del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
4.2.3. Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo no es competente para resolverlo, dará traslado la Gerencia General dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
4.2.4. Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la base de datos de SAASXCHANGE, LLC donde reposen los datos del titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
4.2.5. El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
Los datos personales que sean recolectados, almacenados, transmitidos, transferidos, procesados y usados permanecerán en la base de datos de SAASXCHANGE, LLC, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para los cuales fueron recolectados.
SAASXCHANGE, LLC
